Risulta essere normale che i fornitori forniscano preventivi per beni e servizi. Ma cosa succede se il preventivo è troppo alto o se hai trovato un’offerta migliore altrove? In questi casi è perfettamente accettabile rifiutare un preventivo, ma è importante farlo in modo educato e rispettoso.
Consigli per rifiutare un preventivo
Ecco alcuni consigli su come rifiutare un preventivo in modo appropriato.
Cerca di essere breve
Quando rifiuti un preventivo, non entrare troppo nei dettagli. Spiega semplicemente che hai deciso di non procedere con l’offerta in questo momento e ringrazia il cliente per il suo tempo e il suo impegno. È molto più rispettoso che entrare nello specifico del motivo per cui non accetti subito l’offerta.
Offri un feedback positivo
A nessun fornitore piace che la sua offerta venga rifiutata, quindi assicurati di dedicare un po’ di tempo a fornire un feedback positivo sul lavoro svolto durante la preparazione del preventivo. Anche se non sceglierai il fornitore, apprezzerà comunque la tua gentilezza.
Mantieni aperte le linee di comunicazione
Solo perché stai rifiutando l’offerta attuale del fornitore non significa che non avrai bisogno dei suoi servizi in futuro! Mantieni un atteggiamento amichevole e professionale durante tutta la tua interazione con loro: non si sa mai che tu possa aver bisogno di loro per qualcos’altro in futuro!
Rispondi con una mail
Assicurati di far seguire al tuo rifiuto verbale una mail che ribadisca la tua decisione e li ringrazi nuovamente per il loro impegno. In questo modo entrambe le parti capiranno esattamente come stanno le cose in futuro, lasciando anche uno spazio aperto per una futura collaborazione nel caso in cui le cose dovessero cambiare.
Esempio di rifiuto preventivo
Oggetto: Rifiuto del preventivo – [Numero del preventivo / Riferimento del progetto]
Gentile [Nome del fornitore],
Vorrei ringraziarti per il preventivo che ci hai inviato per [descrizione del progetto o del servizio]. Abbiamo attentamente valutato la tua proposta e, purtroppo, abbiamo deciso di non procedere con la tua offerta.
Capisco che questa decisione potrebbe essere deludente, ma abbiamo deciso di seguire una direzione diversa per questo progetto. Ti ringraziamo comunque per il tempo che hai dedicato alla preparazione del preventivo e per la tua disponibilità a lavorare con noi.
Se in futuro avremo bisogno di servizi simili, non esiteremo a contattarti. Ti preghiamo di accettare le nostre più sincere scuse per qualsiasi inconveniente che questa decisione possa causare.
Grazie ancora per il tuo interesse e per il tuo contributo.
Cordiali saluti,
[Il tuo nome]
Conclusioni
Rifiutare un preventivo può essere una faccenda delicata, ma seguendo questi semplici passi è possibile farlo con garbo e rispetto senza ferire i sentimenti di nessuno o danneggiare i rapporti professionali! Se sei breve ma positivo in tutte le comunicazioni con i fornitori, puoi mantenere aperte le linee di comunicazione in modo che tutti i soggetti coinvolti sappiano esattamente qual è la loro posizione ora e in futuro.
